宅建業免許の更新に当たり早めに注意や準備をしておきたいこと


不動産業を営むための宅建業免許は、5年に1度、免許の更新手続きを行わなければなりません。この手続きで必要となる要件や資料は、更新だから新規取得よりは簡単というわけではなく、新規に宅建業免許を取得した際の手続きとほとんど同じ手間がかかります。法定手数料が33,000円(知事の宅建業免許の場合)かかるのも変わりません。

もちろん、既に宅建業免許を取得しているぶん要件をしっかり整えていくといった作業は(ほぼ)必要ありませんが、とはいえ、結局は新規の申請とほぼ同様の書類等を提出することになるため、手間のかかる部分は早めに用意しておくほうが無難です。

宅建業免許の更新期間は、たとえば東京都知事の免許であれば免許期限が切れる約3ヶ月前から約1ヶ月前までの2ヶ月間となっており、一定期間内に整えて行政庁への申請まで完了させなければなりません。

以下では、宅建業免許の更新にあたって早めにお用意しておきたいところ、更新申請前から気をつけておきたいことについてまとめました。

「期限ギリギリなのに必要な書類が集まらない!」といった事態に陥らないように、宅建業免許の期限から半年前くらいで、一度概要を確認しておくことをお勧めします。

未届の役員や専任の宅地建物取引士交代の変更届を済ませる

まず始めに、新規に宅建業免許を取得してからこれまで、会社役員の変更や専任の宅地建物取引士の交代を行った際、その都度、行政庁へ宅建業免許の変更届を提出しているかを確認してください。

専任の宅地建物取引士が就任したり退任したり、あるいは会社の代表取締役が交代しているときは、さすがに変更の届を出し忘れていることは少ないかもしれません。しかし、代表者以外の会社役員の変更(取締役の追加をしたり、監査役が交代したり)では、役員変更の登記は完了していても、合わせて宅建業免許の変更届を管轄行政庁に提出することは失念しているといったケースも非常に多く見受けられます。

宅建業免許の更新にあたっては、行政庁へしっかりと変更届を提出して、会社としての情報が現在の状況を反映している状態にしなければ、宅建業免許更新の手続きを行ってもらえません。更新の申請書を受理してもらうことさえできないこともありますので、漏れている変更届がある場合には早めに提出を行ってください。

繰り返しになりますが、変更届を失念していて宅建業免許更新の申請が行えないケースは、非常に多く発生しています。

専任の宅地建物取引士の取引士証の情報を確認する

次に、専任の宅地建物取引士として登録している方それぞれ、宅地建物取引士証の情報が現在の情報と相違ないか確認してください。

よくありがちなのは、専任の宅地建物取引士が引っ越しをしたのに、取引士証の住所変更を行っていないケースです。また、結婚して名字が変わったのに変更届を提出していないケースも意外とよくあります。

引っ越しによる住所変更の際、もし本籍地も移転しているときは、その本籍地移転についても取引士証の情報を(取引士証自体には記載がありませんが)窓口でしっかり変更手続きしてください。

神奈川県不動産会館(写真は神奈川県登録の場合の窓口)

取引士としての情報が現在の情報と異なる事態は、実は宅建業免許の更新を進めるなかで手続きが止まってしまいやすい点になりますので、小さなことですが早めに確認して齟齬がある場合は変更届を済ませるようにしましょう。

役員や専任の宅地建物取引士の必要書類を収集する

以上で触れた2点、役員や専任の宅地建物取引士の現在の状態が行政庁へ届け出ている書類上の情報と齟齬のない状態となったら、次に役員や専任の宅地建物取引士について以下のような書類を収集します。

  • 身分証明書(身元証明書)
  • 登記されていないことの証明書
  • 略歴書
  • 証明写真(東京都の場合)

身分証明書と登記されていないことの証明書は、新規に宅建業免許を取得した際に収集したものと同様です。略歴書も同様ですが、新規に申請したとき(または前回免許の更新をしたとき)とは異なる経歴が増えている役員の方がいらっしゃるかもしれませんので、その点はご注意ください。

非常勤役員の方が含まれる場合、会社から遠方に住んでいることも多いですから、書類の往復等で必要な日数は計算に入れて依頼するようにします。

また、多忙な役員の方がいる場合、証明写真を撮ってもらうのもタイミング的になかなか難しいこともあるはずです。更新の手続きに必要な規格で、早めに撮影しておいてもらうと手続きをスムーズに進めることができます。

※なお、当事務所に手続きの代行・サポートをご依頼いただく場合は、上記のうち身分証明書と登記されていないことの証明については、当事務所にて代行取得します。

代表取締役や専任の宅地建物取引士の専従性の確認

役員や専任の宅地建物取引士の略歴書と関連しますが、たとえば宅建業免許の新規申請の際(または前回の免許更新の際)には代表取締役が他社の常勤役員ではなかったものの、その後、他社の常勤役員として就任しているようなケースにおいては、代表取締役がその会社(本店)をしっかり専従として管理することができないとみなされるため、通常、代わりに政令使用人の設置を行わなければなりません(※)。

同様に、専任の宅地建物取引士が他社の常勤役員に就任して登記したなどの状況が生じている場合も、専任の宅地建物取引士の専従性を満たさなくなるため、宅建業免許更新の前提に問題が発生してしまいます。

細かなところですが、会社代表者や専任の宅地建物取引士の専従性については、免許更新にあたってもしっかり保たれていることを確認するようにしてください。ここが崩れていると、宅建業免許の要件を満たさなくなるため、更新の申請を行うことができません。

宅地建物取引業経歴書の作成

さて、次が宅建業免許の更新において手間がかかり、また作成するのに戸惑うことになる書類といえるかもしれません。

宅建業免許を新規に申請するときには不要ですが、既に不動産業を開業して以降の免許更新手続きでは、不動産業者としてどのような取引を行ったのか、毎年の概要を表にまとめた「宅地建物取引業経歴書」を作成して提出することになります。

この宅地建物取引業経歴書ですが、特に直近1年分は決算書の数値とも整合性がなければなりませんので、作成には戸惑われる不動産会社様も多くいらっしゃいます。

件数や金額が分かりにくい場合は、税理士さんとも相談して、早めに作成するほうがよいでしょう。

宅地建物取引業者票や報酬額表の確認

最後に、これは実務上は意外とある、かなり細かい部分になります。

宅建業免許の更新申請では事務所の写真を撮影して提出することになりますが、この際、宅地建物取引業者票の情報の一部がアップデートされておらず、古い情報が掲示されたままになっているケースが多々あります。

たとえば専任の宅地建物取引士が交代して、その変更届もしっかり行政庁へ提出しているものの、業者票の専任の宅地建物取引士の欄は以前の情報のままになっている、などです。

また、報酬額表についても以前に掲示したままの状態であると、消費税の変更が反映されていなかったり、思わぬところで指摘が入ることもあります。宅建業免許の更新にあたっては、再度、掲示している宅地建物取引業者票や報酬額表等が古い情報のままになっていないか(見慣れてしまっているからこそ、齟齬に気付かない部分ですから)確認しておきましょう。

宅建業免許の更新手続きで悩まれたら

最後に、もし宅建業免許の更新手続きに割く時間がなかったり、ご不安をお持ちの不動産業者様がいらっしゃいましたら、お電話・メールにて一度ご相談ください。

上記で触れたような注意点を含め、貴社の手続きを迅速・正確にサポート・代行いたします。

5年に1度しかない宅建業免許更新の手続きのために、必要な情報や書類を期限に間に合うよう手際よく集めるのは意外と手間のかかる作業となります。手続き全般をアウトソーシングして、最低限の手間のみで免許の更新が可能ですので、お困りの方はぜひご活用ください。

 

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